Eén van de grootste voordelen van CRM is natuurlijk de voeding die je krijgt om betere beslissingen te kunnen nemen. Met goede rapportages krijg je de inzichten en gegevens die je nodig hebt. Belangrijk dus, om ze goed samen te stellen.
Jerremy Nobel is als CRM-consultant dagelijks bezig met rapportages en geeft tips voor het maken van een goede rapportage in Salesforce.
Veel voorkomende CRM-rapportages
Jerremy: “Rapportages komen in grote diversiteit voor; van basaal tot complex. Op het gebied van fondsenwerving moet je denken aan het aantal nieuwe donateurs in een bepaalde periode, de hoogte van donatiebedragen, de frequenties waarmee een een donateur geeft, alsook de donateurs waarvan je verwacht dat ze op gaan zeggen. Je kunt dan bijvoorbeeld een campagne voeren voordat ze opzeggen, om deze donateurs extra te binden en behouden. Bij profit-organisaties draaien rapporten vaak om verschillende manieren waarmee je naar de omzet en orders kijkt.”
In 3 stappen een goede rapportage
Jerremy helpt CRM-gebruikers bij het maken van een goede rapportage in Salesforce. “Het begint altijd bij weten wat je wil gaan zien. Vervolgens zoek je daarbij het juiste rapporttype en schep je overzicht door te structureren en groeperen.”
1. Definieer de uitkomst van de rapportage
Wat je wil zien, bepaalt wat je nodig hebt aan rapporttype en daarmee ook de objecten (informatiegebieden). Zoek ook op waar de informatie vandaan komt. De schermen tonen je de locatie waarop de info staat.
2. Kies het juiste rapporttype
Selecteer het rapporttype dat diep genoeg gaat voor het tonen van de uitkomsten die je wenst. Let op: tijdens het maken van de rapportage kun je het rapporttype niet meer wijzigen, dus denk goed na welk type je nodig hebt.
3. Breng overzicht door te filteren, groeperen en structureren
Met onder meer filters en diagrammen zorg je ervoor dat je de informatie op een gestructureerde manier presenteert.
Tips om je CRM-rapportage te structureren
Als je de juiste objecten hebt verzameld in Salesforce – zoals bedrijfsgegevens, contactgegevens, of verkoopkansgegevens – en het passende rapporttype hebt geselecteerd, komt het aan op het structureren van de informatie.
Groeperen
“Selecteer de informatievelden en groepeer ze op basis van wat je wil zien. Neem bijvoorbeeld als object ‘Bedrijf’. Als je wil zien welke bedrijven je het laatst hebt aangemaakt, groepeer je alle bedrijven op aanmaakdatum. Wil je ze gerangschikt hebben per branche? Dan groepeer je op branche of industrie. Het kan helpen om twee tabbladen te openen: één tabblad met een record waarin je de velden ziet staan, één tabblad waarin je je rapportage bouwt.”, tipt Jerremy.
Filters
“Stel de juiste filters in om de juiste informatie naar voren te krijgen. Daarbij kun je ook kruisfilters toepassen als je meerdere objecten aan je rapport toevoegt. Bijvoorbeeld: wil je bedrijven zien met verkoopkansen, dan gebruik je de kruisfilter ‘bedrijven met verkoopkansen’.”
Details
“Bepaal of je in je rapportage alle detailvelden wilt zien, of enkel de opsomming of totalen. In de jaar- of kwartaalomzetten hoef je bijvoorbeeld niet alle verkochte producten te zien. Laat die details dan weg voor meer overzicht. Denk ook aan de details, maar dan anders: zet de puntjes op de i van je rapportage door diagrammen toe te voegen. Dat kan in Salesforce zodra je gegroepeerde rapporten samenstelt. Zo breng je de uitkomsten helder in beeld.”
Rapporten in Salesforce maak en bekijk je realtime in het systeem, maar je kunt ze ook exporteren naar Excel.
Meer tips over Salesforce-rapporten
Als extra tips geeft Jerremy nog aan: “Je kunt je rapporten nog overzichtelijker ordenen door een mappenstructuur aan te maken. En wist je dat je je kunt abonneren op rapporten? Dan stel je in dat je een update per e-mail krijgt op de frequentie die je wenst.” Tot slot adviseert Jerremy: “Heb je een vraag? Dan vind je het antwoord waarschijnlijk in de zeer uitgebreide helpfunctie van Salesforce, of met een zoekopdracht in Google als je meer bronnen wil raadplegen. Natuurlijk kun je ook onze Service Studio bereiken, we helpen je graag!”