Skip to content

Detail4Retail stroomlijnt verkoopproces met Bluedesk CRM

Het Tilburgse retailmarketingbureau Detail4Retail ontwikkelt creatieve campagnes en lokale activaties voor retailers als Jumbo, Albert Heijn en Plus. Detail4Retail gebruikt Salesforce voor sales en vroeg Bluedesk CRM om het verkoopproces verder te stroomlijnen.

Verschillende systemen en veel handwerk

Jeroen de Valk, ICT-manager bij Detail4Retail: “Voor ons eigen verkoopproces gebruiken we Salesforce. Na het sluiten van een deal met onze klanten, stellen we in een ander maatwerk-systeem een contract (Afspraakbevestiging) op, dat wordt geëxporteerd en verzonden naar de klant. Vervolgens wordt de financiële administratie vastgelegd in weer een ander systeem (Exact). Omdat het om veel contracten gaat was dit omslachtig. Er waren te veel systemen, die ook nog eens niet met elkaar verbonden waren, en veel handmatig te nemen stappen.”

Sales stroomlijnen met Salesforce

Detail4Retail wilde het verkoopproces stroomlijnen om efficiënter te gaan werken. De Valk: “Exact moet blijven bestaan voor de financiële administratie. Dus hebben we het maatwerksysteem er tussenuit gehaald en deze functionaliteiten in Salesforce gemaakt.”

In de nieuwe situatie loopt het systeem na het sluiten van de deal naadloos over in het opstellen van een contract (Afspraakbevestiging) in Salesforce. Afhankelijk van wat er is verkocht wordt het contract van tevoren zo ver mogelijk ingevuld.
De Valk: “Onze accountmanagers werken het contract verder bij naar behoefte. Vervolgens kunnen ze kiezen om het bestand te genereren, dat direct in het systeem gekoppeld wordt als pdf. Of het bestand te genereren, te koppelen als pdf én als e-mail te versturen. Digitaal ondertekenen wordt nog niet gebruikt, maar het is schaalbaar ingesteld zodat we makkelijk nieuwe processen zoals digitaal ondertekenen kunnen toevoegen. Nadat de contracten definitief zijn, worden ze naar Exact verzonden via een API-verbinding die Bluedesk CRM op maat voor ons heeft gemaakt. Inclusief alle data, zodat dit in één keer automatisch in Exact verwerkt kan worden. Onze financiële administratie kan hierdoor direct verder en hoeft niks in te voeren.”

Meer inzicht in de status

Aanvullend hierop heeft Detail4Retail ook werkprocessen van andere afdelingen naar Salesforce gebracht. “Zo is er werkvoorbereiding nodig op basis van contracten. Deze werkvoorbereiding wordt geregistreerd in Salesforce, zodat direct voor iedereen inzichtelijk is wat de status is en in welke stap van het proces een contract zich bevindt. Van verkoop tot en met de uiteindelijke levering.”

Detail4Retail: “Bluedesk CRM begrijpt ons en helpt ons bij keuzes”

Het traject voor Detail4Retail is voorgekomen door de huidige (werk)processen te analyseren en kansen te zien in het integreren van systemen en data naar één platform.

De Valk: “Consultant Jerremy Nobel is bij ons regelmatig op kantoor te vinden, waar we momenteel bezig zijn met de bouw en implementatie van een tailormade oplossing binnen Salesforce. Wanneer hij hier is, spreken we vaak over mogelijkheden, onze bedrijfsactiviteiten et cetera. Jerremy is voor ons een sparringspartner over alles wat met Salesforce te maken heeft, en bracht bij ons onder de aandacht dat een groot deel van onze werkzaamheden op platforms van een derde partij ook binnen Salesforce mogelijk zijn. Het zijn precies deze dingen waar Bluedesk CRM in mijn ogen uitblinkt. Persoonlijk contact met iemand die de business goed begrijpt en daarmee kan helpen in het maken in keuzes.”

De roadmap naar efficiëntie

De roadmap van Detail4Retail ziet er in hoofdlijnen als volgt uit.

  • 2021 Q3 – Go Live van de nieuwe salesprocessen in Salesforce
  • 2021 Q3/Q4 – De Exact-koppeling verder uitbreiden door klantgegevens en contactgegevens via een directe verbinding tussen Salesforce en Exact te synchroniseren.

Verder staan nog meer mogelijke verbeteringen op de planning:

  • Fysieke documenten (in bulk) genereren vanuit Salesforce
  • Digitaal ondertekenen van contracten
  • Documenten direct uploaden naar een online omgeving (zoals Sharepoint)
  • Toevoegen van een extra entiteit in Salesforce en daar volledig nieuwe processen voor bouwen.

De aanpak van Bluedesk CRM

De verschillende mogelijkheden van Salesforce kwamen voort uit de eerste implementatie van het CRM-platform bij Detail4Retail.

Inventarisatie
Doordat de consultants van Bluedesk CRM rondlopen, met gebruikers praten en belangrijke zaken opvangen, vinden er (informele) sparringsessies met de klant plaats. Daaruit kwamen concrete wensen die we in kaart hebben gebracht in een inventarisatie.

Project
Na de inventarisatie hebben we een scope opgezet. Toen alles rond was en het project is gestart, hielden we vast aan een duidelijke werkwijze. Het project is opgesplitst in functionele blokken. Kleine stukjes, die los van elkaar opgeleverd kunnen worden en samen bij elkaar het project vormen.

Workshops
Per functioneel blok houden we een workshop waarin we de wensen, behoeften, mogelijkheden (en ook beperkingen) in bespreken.

Bouwen
Vervolgens gaan wij aan de slag om te bouwen. Waar nodig sparren we nog, als we te weinig informatie hebben.

Releasedemo
In een releasedemo tonen we wat we hebben gemaakt. De opdrachtgever gaat vervolgens testen. In de tussentijd houden we een nieuwe workshop voor het volgende functionele blok en kunnen wij aan de slag met bouwen.

Testen en optimaliseren
De testresultaten worden opgeleverd en die verwerken wij totdat we het functioneel blok naar ieders tevredenheid af kunnen ronden. Dit doen we cyclus voor cyclus. Vervolgens doen we nog een volledige test en tot slot gaan we de stakeholders en eindgebruikers trainen. Voor Detail4Retail deden we dat samen met de projectleider, in andere gevallen doen we dat vaak helemaal zelf.

Nazorg
Na oplevering blijven we beschikbaar voor nazorg. Een consultant is bereikbaar voor vragen en als zich toch een scenario afspeelt dat we tijdens het testen niet hadden kunnen bedenken, kunnen we dat direct oplossen. Daarna dragen we het project over aan onze Service Studio. Zo weten zij wat er inhoudelijk (technisch) is ingericht en kunnen zij bij vragen snel schakelen.

In de tussentijd blijven we sparren over mogelijke vervolgstappen die meer waarde kunnen toevoegen aan de groei van de opdrachtgever.

De waarde voor Detail4Retail

Bluedesk CRM staat voor samen werken aan meerwaarde. Doordat onze consultants bij en met de klant samenwerken, kan een relatie ontstaan waar het meedenken door beide partijen van waarde blijkt en de inzet van een dergelijk systeem laat zien dat er meerwaarde te behalen is. Het meedenken en meebouwen aan een steeds completer platform dat altijd inspeelt op de klantbehoefte, zorgt voor een continu ‘verlangen’ naar méér willen doen om de organisatie verder te helpen, het medewerkers makkelijker te maken en hierdoor meer tijd en capaciteit vrij te spelen voor zaken die er echt toe doen.
Je kunt zeggen dat CRM geen eindpunt heeft of is, maar een doorlopende reis.

Automatisch op de hoogte blijven van CRM?

Meld je gratis aan voor onze nieuwsbrief Bluenote en volg ons op LinkedIn.

Wat is CRM?

Wat is CRM? Ja, Customer Relationship Management draait hoofdzakelijk om klanten. Maar CRM is meer dan dat. Tijd om de definitie te herzien.

Lees verder »
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email
Share on whatsapp
WhatsApp

Hoi, vond je dit een leerzaam verhaal?

Word wijzer in CRM met onze gratis nieuwsbrief. Ontvang de Bluenote in je mailbox!

BluedeskCRM