Het Tilburgse retail-marketingbureau Detail4Retail ontwikkelt creatieve campagnes en lokale acties voor retailers als Jumbo, Albert Heijn en Plus. Voor inzicht in sales gebruikt Detail4Retail Salesforce. Om het verkoopproces verder te kunnen stroomlijnen vroegen ze Bluedesk CRM om hulp.
Voor de hulp van Bluedesk CRM: verschillende systemen en veel handwerk
Jeroen de Valk is ICT-manager bij Detail4Retail en was betrokken bij het project met Bluedesk CRM: “Voor ons eigen verkoopproces gebruiken we Salesforce. Na het sluiten van een deal met een klant stellen we in een ander maatwerk-systeem een contract op (Afspraakbevestiging). Dit contract wordt geëxporteerd en verzonden naar de klant. Vervolgens wordt de financiële administratie vastgelegd in weer een ander systeem (Exact). Omdat het om veel contracten gaat was dit omslachtig. We hadden teveel systemen, die ook nog eens niet goed met elkaar verbonden waren en veel stappen handmatig genomen moesten worden.”
Sales stroomlijnen met Salesforce en Bluedesk CRM
Detail4Retail wilde het verkoopproces stroomlijnen en zo efficiënter werken. Jeroen: “Exact willen we aanhouden voor de financiële administratie. Daarom hebben we het andere maatwerk-systeem eruit gehaald en de functies hiervan in Salesforce aangemaakt.” Nu loopt het systeem na het sluiten van de deal naadloos over in het opstellen van een contract in Salesforce. Afhankelijk van welk product of service is verkocht wordt het contract zover mogelijk ingevuld. “Onze accountmanagers werken het contract vanaf daar bij mocht dat nodig zijn. Vervolgens genereren we het bestand, dat direct in het systeem gekoppeld wordt als pdf en eventueel als e-mail te versturen.”
“We maken nog geen gebruik van digitaal ondertekenen, maar dit is wel schaalbaar ingesteld zodat we deze processen makkelijk kunnen toevoegen. Als de contracten definitief zijn worden ze naar Exact verzonden via een API-verbinding die Bluedesk CRM op maat voor ons heeft gemaakt. Omdat alle data hierin staat wordt het in Exact automatisch verwerkt. Onze financiële administratie kan hierdoor direct verder en hoeft niks in te voeren.”
Meer inzicht in de status met Bluedesk CRM
Aanvullend hierop heeft Detail4Retail ook werkprocessen van andere afdelingen bij Salesforce ondergebracht. Jeroen: “Er is werkvoorbereiding nodig op basis van contracten, deze wordt geregistreerd in Salesforce, zodat direct voor iedereen inzichtelijk is wat de status is en in welke stap van het proces een contract zich bevindt. Van verkoop tot en met de uiteindelijke levering.”
Detail4Retail: “Bluedesk CRM begrijpt ons en helpt ons bij keuzes”
Het project met Detail4Retail is voortgekomen uit het analyseren van de huidige processen. Daaruit kwamen kansen om data en systemen te integreren naar één platform. Jeroen De Valk: “Jerremy Nobel, consultant bij Bluedesk CRM, was regelmatig bij ons op kantoor te vinden. Vooral toen we bezig waren met de bouw en implementatie van een tailormade oplossing binnen Salesforce. We hebben veel gesproken over bijvoorbeeld mogelijkheden en onze bedrijfsactiviteiten. Jerremy is voor ons een sparringpartner over alles wat met Salesforce te maken heeft. Zo bracht hij bij ons onder de aandacht dat een groot deel van onze werkzaamheden op platforms van een derde partij ook binnen Salesforce mogelijk waren. Het zijn precies deze dingen waar Bluedesk CRM in mijn ogen uitblinkt. Persoonlijk contact met iemand die de business goed begrijpt en daarmee kan helpen in het maken in keuzes.”
De waarde van Bluedesk CRM voor Detail4Retail
Het persoonlijke contact en samenwerken staat hoog in het vaandel bij Bluedesk CRM. We staan voor samen werken aan meerwaarde. Onze consultants nauw met de klant in contact staan, ontstaat er een relatie waarbij het meedenken door beide partijen van waarde is. Door mee te werken en mee te bouwen aan een steeds completer platform ontstaat er een steeds hogere meerwaarde. De systemen spelen in op de klantbehoefte en zorgen voor een continue nieuwsgierigheid en verlangen om nog meer te doen en nog verder te groeien. CRM is geen eindpunt, maar een doorlopende reis.
De aanpak van Bluedesk CRM
De mogelijkheden van Salesforce zijn voortgekomen uit het implementeren van het CRM-platform bij Detail4Retail. We zijn in verschillende stappen tot dit resultaat gekomen:
Inventarisatie: Door consultants op locatie rond te laten lopen, met gebruikers praten en zaken opvangen kwamen er concrete wensen die we in een inventarisatie gegoten hebben.
Project: Op basis van de inventarisatie is een scope opgezet. Die is uitgemond tot een project met een duidelijke werkwijze. Het project is in kleine blokken opgesplitst die los opgeleverd kunnen worden.
Workshops: We houden per blok een workshop waarin we de wensen, behoeften, en mogelijkheden bespreken.
Bouwen: Dan gaan we bouwen, als het nodig is verzamelen we meer informatie. Releasedemo: we tonen wat we gemaakt hebben. Vanaf nu wordt er getest door de klant. In de tussentijd houden we een nieuwe workshop voor het volgende functionele blok.
Testen en optimaliseren: De testresultaten worden opgeleverd en die verwerken wij tot iedereen tevreden is. Dit doen we cyclus voor cyclus. Vervolgens doen we nog een volledige test en tot slot gaan we de stakeholders en eindgebruikers trainen. Voor Detail4Retail deden we dat samen met de projectleider, in andere gevallen doen we dat vaak helemaal zelf.
Nazorg: Na oplevering blijven we beschikbaar voor nazorg. Onze consultant is bereikbaar voor vragen of het oplossen van onvoorziene situaties. Daarna dragen we het project over aan onze Service Studio.
Meer weten over onze werkwijze of hoe we jouw organisatie kunnen helpen groeien? Download dan onze brochure!